Hoe selecteer je een leverancier?

Denk na welke selectiecriteria belangrijk zijn bij je zoektocht naar leveranciers. Baseer je daarvoor op de volgende checklist: Leverzekerheid - Je wil je leverancier kunnen vertrouwen. Een te late of ontbrekende levering kan grote gevolgen hebben voor je zaak. Lange of internationale toeleveringsketens kunnen onzekerder zijn. Prijs - Spreek een prijs af voor de te leveren diensten of producten. Denk na over kortingen of extra kosten die kunnen aangerekend worden. Kwaliteit - De kwaliteit en de continuïteit of levensduur van de goederen of diensten zijn ook van belang. Impact - Welke positieve en negatieve ecologische en sociale impact heeft de leverancier in de waardeketen en de samenleving? Aankoop of dienst - Diensten kunnen goedkoper, kwalitatiever, duurzamer en zekerder en meer ontzorgend zijn dan een aankoop. Contractafspraken - Zijn er belangrijke contractafspraken nodig zoals een exclusiviteitsvoorwaarde, minimale afnameverplichting, … Reactietijd - Is de leverancier gemakkelijk bereikbaar? Is er een klantendienst? Reactiesnelheid bij vragen of problemen? Ervaring - In veel gevallen heeft een leverancier die in de sector al jarenlang werkt een voordeel tegenover spelers met weinig ervaring. Terugnamebeleid - Ontevreden over de geleverde diensten of goederen? Wordt er een terugnamebeleid of tegemoetkoming in prijs voorzien wanneer je niet tevreden bent? Gedeelde waarden en normen - Denk na hoe belangrijk factoren als gedeelde waarden en normen van belang zijn bij de keuze van je leverancier. Financiële stabiliteit - Check je leveranciers eens op de nationale bank om de financiële gezondheid te bekijken. Tip: Screen de financiële stabiliteit van je partners via het ondernemingsnummer of ondernemingsdossier.

Een goed leveranciersbeheer, hoe begin je hieraan? De eerste criteria om te bepalen naar wie je het best op zoek gaat zijn gelinkt aan je verwachtingen en businessmodel. Verkoop je zelf producten? Ben je een hersteller? Wie zijn je klanten en wat verwachten zij precies? Tip: bepaal wat een betrouwbare leverancier voor jou betekent. Welke kwaliteit biedt de leverancier aan? Past dit bij je verwachtingen? Is zijn prijs eerder hoog of eerder laag binnen die sector? Garandeert de leverancier een stipte levering? Heeft de leverancier een goede reputatie? Wat verwacht je van deze leverancier op lange termijn? Is de leverancier snel en gemakkelijk te contacteren? Spreekt hij jouw taal? Hoe is de algemene dienstverlening? Kun je er met je vragen terecht? Tip: appels met peren vergelijken? Nee toch! Vraag daarom meerdere offertes op en vergelijk de verschillende spelers op de markt. Tip: bekijk welke vergunningen de leverancier bezit en welke verkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Tip: hou deze zaken in je achterhoofd wanneer je beslist: Betreft het een Europees bedrijf met Europese wetgeving? Beschikt de leverancier over een goed retourproces? Hoe kiest de leverancier zijn eigen leveranciers? Biedt de leverancier garantie? Zijn de producten duurzaam?

Om tot een goede selectie van een leverancier voor beeldbellen te komen is er eerst op basis van de business case bepaald wat u nou eigenlijk precies voor ogen had. Hierna is er een uitvraag de deur uitgegaan in de vorm van een Request for Information (RFI) en eventueel concreter een Request for Proposal (RFP). Na het ontvangen van de relevante informatie van de potentiële leveranciers is het moment aangebroken om over te gaan tot een selectie. Het lijstje met eisen moet tijdens het selectieproces dan ook absoluut niet uit het oog verloren worden. Zo moet goed nagegaan worden in hoeverre de RFI’s en RFP’s ingaan op het aspect informatiebeveiliging in de leveranciersrelatie. Het is tijdens het selectieproces ook belangrijk om aandacht te besteden aan de verschillende certificaten die een leverancier toestuurt (zoals een ISO 27001- of NEN 7510 certificaat). Vaak genoeg zien wij daarnaast gevallen waarbij een leverancier op alle vragen “ja wij voldoen daaraan” antwoorden om de deal maar rond te krijgen. Gebruikelijk is dan om een specifieke vragenlijst voor te leggen zodat de leverancier op bepaalde punten specifieker kan ingaan. Makkelijker is wellicht om een aantal referenties op te vragen bij de leverancier om zo na te kunnen gaan hoe de ervaringen van huidige klanten op dit vlak zijn.

Om een juiste leverancier voor je bedrijf te selecteren, moet je een aantal factoren laten meewegen. Certificering is een goede richtlijn voor welke potentiële leverancier zijn zaakjes op orde heeft en de moeite neemt om dat te bewijzen. ISO certificering geeft aan dat een bedrijf aan alle eisen voldoet, het juiste proces volgt en producten of diensten naar hoge standaarden levert. Ook de prijsvergelijking is belangrijk, omdat je op zoek bent naar een goede prijskwaliteitsverhouding. Om te kunnen inschatten wat redelijke prijzen zijn, is het noodzakelijk om verschillende potentiële leveranciers waarvan je het vertrouwen hebt dat het met de kwaliteit goed zit binnen die sector met elkaar te vergelijken. Verder doe je onderzoek naar de reputatie van de leverancier(s) die je op het oog hebt en kies bij voorkeur een leverancier waarmee je op niveau kunt communiceren in dezelfde taal. Tevens is het van belang om een goed beeld te verkrijgen van de levertijden van de leverancier, deze kunnen per leverancier flink van elkaar verschillen. Als je een goede vergelijking maakt op basis van deze punten, vergroot dit de kans dat je tevreden zult zijn over je samenwerking met de leverancier die je kiest.

Als je gaat importeren is het belangrijk dat je een betrouwbare leverancier vindt. Via de volgende kanalen kun je proberen aan een goede leverancier te komen: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, internationale vakbeurzen, ambassades en consulaten, Kamer van Koophandel, brancheorganisaties, trade offices, commerciële adressensites, LinkedIn en andere zakelijke netwerken, B2B-marktplaatsen en persoonlijk netwerk en referenties. Als je in contact bent gekomen met een potentiële leverancier, is het zaak om zoveel mogelijk informatie in te winnen. Check daarom hoe het bijvoorbeeld zit met: marktkennis en motivatie om in Nederland te leveren, aard en omvang van het bedrijf, taalvaardigheid voor soepele communicatie, internationale ervaring met leveren aan een land binnen de EU met daarbij geldende regels en wetten, de verkoopvoorwaarden, prijs/kwaliteit verhouding, leveringscondities, betalingsvoorwaarden en financiële betrouwbaarheid. Een geschikte importleverancier vinden vraagt tijd en onderzoek, maar het is de basis voor duurzaam zakelijk succes. Gebruik betrouwbare kanalen, stel kritische vragen en maak duidelijke afspraken om problemen te voorkomen.

Vind een leverancier die bij je past. De zoektocht naar een leverancier is vaak een combinatie van onderzoek doen en veel mensen spreken. Bedenk hierbij naar wat voor leverancier je precies op zoek bent: een groothandel waar je spullen voor je bedrijf inkoopt? Of een fabrikant? Want ontwikkel je zelf een product, dan ben je waarschijnlijk op zoek naar een fabriek die het voor je kan maken. Je kunt online rondkijken, bijvoorbeeld op marktplaatsen en platformen voor bedrijven (b2b). Of websites als Europages en Kompass. Zo krijg je een beeld van welke bedrijven voor jou interessant zijn. En praat met zoveel mogelijk mensen over je plannen. Het liefst met ondernemers uit hetzelfde vakgebied. Zo kom je er bijvoorbeeld achter wat belangrijke beurzen zijn. Daar laten bedrijven hun producten zien. Misschien kun je een keer mee naar zo’n beurs. Je komt dan gemakkelijker in gesprek met de juiste mensen. Lukt het niet een leverancier dichtbij huis te vinden? Dan kun je ook buiten de landsgrenzen kijken. Controleer altijd de leverancier voordat je de eerste bestelling doet. Dan is de kans dat alles goed gaat groter. Vertrouw niet alleen op wat je online ziet. De reviews en website zien er misschien goed uit, maar bezoek het bedrijf ook. Zo kun je met eigen ogen zien of wat de leverancier vertelt klopt. Vraag ook de jaarcijfers bij het bedrijf op en check de KVK-inschrijving. Vraag de leverancier naar gegevens van klanten en relaties, neem contact op en vraag naar hun ervaringen. En zoek uit of de leverancier is aangesloten bij een brancheorganisatie. Vraag een proefmodel of sample van het product op. Zo kun je de kwaliteit controleren voordat je bestelt. Tenslotte leg je de afspraken met de leverancier vast in een contract. Zet de afspraken heel precies op papier. Doe je zaken met een fabrikant? Voeg dan technische beschrijvingen, stuklijsten (overzicht van alle onderdelen van het product), tekeningen en 3D-modellen toe aan het contract. Zet ook in het contract wat de leverancier moet doen als deze de producten te laat levert of producten levert van slechte kwaliteit. Laat het contract voor ondertekening checken door een jurist of laat een ervaren ondernemer meelezen. De leverancier wil waarschijnlijk dat je een deel van het bedrag vooruitbetaalt. Durf te onderhandelen over het bedrag. Onderhandel ook over de levertijd en maak afspraken over staffelkorting: hoe meer je bestelt, hoe hoger de korting. Vraag een offerte op bij meerdere bedrijven. Zo kom je erachter of de prijs die de leverancier vraagt redelijk is. Valt de prijs hoger uit? Dan heb je een goede reden om te onderhandelen.